普段仕事で使うアプリケーションについて。

「Excelの使い方がわからない」っていう人とか
なんでそれをExcelで作るの!?!っておもうこととかあります。
Wordだとやたらファイルサイズが大きいんだから、
PDFにすればいのに、っておもうこともあります。

そこのところをちょっと考えてみようかなと。
他のソフトと比べればいいのかな。
・Word
・PDF
・メモ帳
・Excel
・Access

☆Word
 Wordとは、ワープロソフト。
 もともと、書類をキレイに作ることが目的(だとおもう)。
 この場合の「書類」とは
・同じ形(雛形、テンプレート)を使うもの。
・テンプレートに書き込みするもの。
 (申込書、日誌、毎日の記録、FAX送信票、手紙など)

・報告書など、外部にみせることが目的のもの。
 (論文、報告書、レポートなど)

  Wordに組み込まれている様々な機能を使えば、
  計算などできることも多いが、
  基本的には文章を書きこむもの。
  写真やグラフなどは「図」として扱われる。

  注意したいのは、Wordはあくまでも「文書を作る」ものであること。
  改変されたくないものなどは、Wordで作ってPDFにするといった方法がよい。
  Wordの仕事は印刷する前までである。

☆PDF
 PDFとはアプリケーションの名前ではないのだが、
 AdobeSystem社が開発した形式。
 電子文書を見ることが目的。
 WordやExcelはアプリケーションがなければ見られないが、
 これは誰でも無料ソフトをインストールすれば見ることができる。
 バージョンが2003だと見られないとか、
 そういうことも気にしなくて良い。
 WordもExcelも一緒のファイルにしてしまえる。 

 目的は「見る」なので、基本的に入力や改変ができない。
 むしろ、それができないということが強みでもある。
 

 
☆メモ帳
 これは、Windowsに標準でついています。
 「スタートメニュー」「プログラム(すべてのプログラム)」
 「アクセサリ」「メモ帳」で開けます。
 このアプリケーションは、「文字入力する」ことだけが目的です。
 フォントをいじれるくらいで、罫線もないし、文字揃えもありません。
 改行しなければ、ずーーっと右側までいきます。
 メモ帳の利点は、どのパソコンでも開けるということ、
 起動が速いことでしょうか。
 「とりあえず書いておく」ことに適しています。
 まさに「メモ帳」なのです。
 思いついたことなどをささっと書いておけばいいでしょう。
 
 

☆Excel
 表計算ソフト。その名の通り、計算が目的。
 計算させないでExcelを使うのだったら、Wordを使えば良い。
 「セル」で表示されるので、
 文字列の縦横を揃えるのにはちょうどいい場合もあるのだが、
 文書をキレイにみせるようにはできていない。
 複雑な組み方をした記入票なども作り易いかもしれないが、
 あまりおすすめはしない。

☆Access
 データベースソフト。
 データベース管理が主な目的。
 よく「これはExcelがいいの?Accessがいいの?」という話があるが、
 1回の計算が目的であればExcel。
 繰り返し積み重ねていくものはAccess。
 ただ、Accessは扱いがやや複雑な面もあるので、
 数個のデータでよいなら、Excelのほうが手軽かもしれない。

 月に数十件の入力があり、それを年間で管理して、年度ごとに統計を出す
 といったものは明らかにAccessが適している。
 「検査結果を入力して変換して答えを出す」といったものは明らかにExcel。
 「顧客管理簿」「伝票管理」「書籍管理」「在庫管理」などはAccessが適している。
 
 Excelが伝票、Accessは帳簿、と考えるのもいいかもしれない。

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